Conditions générales

1. Définitions :

- Prestataire de services – Centrum Terapii Dialog Feldman Nowak sp.k., ul. Stryjeńskich 19/18U, 02-791 Warszawa

- Portail Patient – le site internet géré par le Prestataire de services à l'adresse : https://portalpacjenta.psychiatrzy.warszawa.pl

- Règlement – le présent règlement de prestation de services par voie électronique par le Prestataire de services

- Utilisateur – une personne physique ayant la pleine capacité juridique qui (i) a effectué l'Inscription sur le Service, ou (ii) a réservé un rendez-vous auprès d'un Spécialiste via le Portail Patient

- Spécialiste – collaborateurs du Prestataire de services étant médecin / psychologue / thérapeute ou toute autre personne non mentionnée ci-dessus exerçant des activités dans le domaine des prestations de santé, fournissant des services de santé/médicaux

- Inscription – le processus de création d'un Compte

- Compte – une entrée dans la base de données du Portail Patient concernant les Utilisateurs, dont découle la possibilité d'accès à des Services déterminés

- Service – un service fourni par voie électronique consistant en l'envoi et la réception de données via des systèmes de télécommunication publics à la demande individuelle du destinataire du service – l'Utilisateur, sans présence physique simultanée des parties

§2 Règles relatives aux prépaiements pour les rendez-vous au Centrum Terapii Dialog

1. Les rendez-vous au Centrum Terapii Dialog :

- effectués à distance (en ligne via le Portail Patient ou par téléphone) ;

- en présentiel auprès de spécialistes pour enfants et adolescents ;

- diagnostiques (y compris les forfaits de diagnostic) auprès de spécialistes pour enfants et adolescents ;

- en présentiel, première visite chez un Spécialiste donné ;

- ainsi que les visites à domicile ;

nécessitent un paiement dans les 60 minutes suivant la réservation du rendez-vous.

2. Le non-paiement du rendez-vous dans les 60 minutes suivant la réservation entraîne l'annulation du rendez-vous. Le patient sera informé de l'annulation du rendez-vous par SMS au numéro indiqué lors de la réservation.

3. Les paiements pour les forfaits de rencontres ou de formations (c'est-à-dire la formation « Le psychologue en pratique », les ateliers en ligne, les formations, les rencontres de groupe) nécessitent un prépaiement. Le montant n'est pas remboursable une fois les rencontres/formations commencées.

§3 Règles de report ou d'annulation des rendez-vous nécessitant un prépaiement

1. Le patient a la possibilité de changer gratuitement la date ou d'annuler un rendez-vous programmé jusqu'à 48 heures avant l'heure prévue de début du rendez-vous.

2. L'annulation d'un rendez-vous conformément au point 1 du §2 peut être effectuée via le compte patient sur le Portail Patient, par téléphone pendant les heures d'ouverture de la clinique au numéro 22 436 83 50, ou par courrier électronique pendant les heures d'ouverture de la clinique à l'adresse przychodnia@terapiadialog.pl.

3. Il n'est pas possible de modifier la date d'un rendez-vous programmé s'il reste moins de 48 heures avant le début du rendez-vous.

4. En cas d'annulation d'un rendez-vous moins de 48 heures avant l'heure prévue de début, le patient en supporte le coût intégral et n'a pas droit à un remboursement pour ce rendez-vous.

5. La réservation et le paiement d'un rendez-vous dont l'heure de réalisation est prévue moins de 48 heures après le moment de la réservation entraînent la perte de la possibilité de reporter le rendez-vous, et en cas d'annulation, le patient en supporte le coût intégral.

6. En cas de non-annulation du rendez-vous et de non-présentation, l'heure prévue de début est considérée comme le début de la prestation du service.

§4 Règles de remboursement des paiements pour les rendez-vous nécessitant un prépaiement

1. Le remboursement du paiement pour un rendez-vous non réalisé n'est possible que si le patient l'a annulé plus de 48 heures avant sa date prévue.

2. Le remboursement du paiement d'un rendez-vous couvert par un prépaiement, annulé conformément au présent règlement, est effectué dans les 7 jours suivant son annulation : a) sur le numéro de compte à partir duquel le paiement a été effectué – en cas de paiement effectué via le Portail Patient, b) sur le numéro de compte communiqué à un employé du Service Clientèle Patients lors de l'annulation du rendez-vous – en cas de mode de paiement autre que celui mentionné au point b).

3. En cas de non-communication du numéro de compte visé au point 2, alinéa b) du présent règlement, le paiement du rendez-vous est marqué comme un trop-perçu et peut être utilisé par le patient pour payer un autre rendez-vous, service ou produit au Centrum Terapii Dialog.

4. Si le rendez-vous a été annulé par le Centrum Terapii Dialog moins de 48 heures avant sa date prévue de début, le patient a droit au remboursement intégral du paiement pour ce rendez-vous.

a) Dans le cas d'un rendez-vous à distance, le patient doit rester disponible pour effectuer le rendez-vous programmé à l'heure convenue ; l'indisponibilité du patient dans les 10 minutes suivant l'heure prévue de début du rendez-vous, malgré les tentatives de contact, empêchera sa réalisation, et dans une telle situation le patient n'a pas droit à un remboursement.

b) Dans le cas d'une visite à domicile, le patient doit rester disponible pour effectuer le rendez-vous programmé à l'heure convenue, à l'adresse indiquée lors de la réservation ou communiquée au plus tard 48 heures avant la date prévue du rendez-vous ; l'absence du patient à l'adresse établie 30 minutes avant l'heure prévue du rendez-vous, ou le refus de laisser entrer le médecin dans le logement, empêchera sa réalisation, et dans une telle situation le patient n'a pas droit à un remboursement.

c) Dans le cas d'un rendez-vous en présentiel, l'heure prévue de début de la rencontre est considérée comme le début de la prestation du service (en l'absence d'annulation préalable du rendez-vous conformément au règlement) ; en cas de non-présentation du patient au rendez-vous, le service est considéré comme réalisé et le droit à remboursement n'est pas accordé.

d) En cas de retard du patient de 10 minutes après le début d'un rendez-vous en présentiel, le médecin, en raison d'un temps insuffisant pour effectuer l'examen et le rendez-vous correctement, a le droit de refuser de recevoir le patient ; dans cette situation, le patient n'a pas droit à un remboursement du paiement pour le rendez-vous.

6. Lors de la réservation de rendez-vous qui seront effectués à distance, l'Utilisateur et le Prestataire de services s'engagent à utiliser un équipement vidéo et/ou audio. L'équipement doit permettre une bonne qualité de connexion. L'Utilisateur déclare posséder les appareils, logiciels et connexion internet appropriés lui permettant d'utiliser le service. Le droit à remboursement n'est pas accordé si le rendez-vous n'a pas lieu pour des raisons techniques imputables à l'Utilisateur (par exemple, absence de connexion au Portail Patient à l'heure fixée, absence d'accès à internet, ou numéro de téléphone injoignable), ainsi que si l'Utilisateur ne garantit pas des conditions sûres pour la réalisation du rendez-vous, par exemple s'il conduit un véhicule pendant le rendez-vous ou effectue d'autres activités constituant un danger ou entravant le bon déroulement du rendez-vous.

7. Le fait de ne pas indiquer l'adresse pour effectuer la visite à domicile lors de la réservation ou au plus tard 48 heures avant le début prévu du rendez-vous empêchera sa réalisation, et dans une telle situation le patient n'a pas droit à un remboursement du paiement.

8. En cas de retard dans le début du rendez-vous, survenu du fait d'un spécialiste du Centrum Terapii Dialog, dépassant 10 minutes par rapport à l'heure prévue de début du rendez-vous, le patient peut informer le Service Clientèle Patients de sa renonciation au rendez-vous tout en conservant le droit à un remboursement du paiement.

9. Dans le cas des rendez-vous téléphoniques, un spécialiste du Centrum Terapii Dialog :

a) peut contacter le patient à partir de 30 minutes avant l'heure prévue de début du rendez-vous – le patient doit rester disponible pour effectuer le rendez-vous pendant ce temps,

b) effectuera 3 tentatives d'appel au patient – trois absences de réponse ou refus d'appel sont considérés comme une non-présentation du patient, ce qui entraîne l'impossibilité d'obtenir un remboursement du coût du rendez-vous,

c) peut contacter le patient en utilisant un numéro de téléphone masqué – le patient doit s'assurer que son appareil ne bloque pas les appels entrants provenant de numéros masqués ; si le patient ne répond pas à un appel en raison du blocage des appels entrants masqués, le rendez-vous est considéré comme n'ayant pas eu lieu en raison de problèmes techniques du côté du patient, et le patient n'aura pas la possibilité d'obtenir un remboursement du paiement pour ce rendez-vous,

d) les rendez-vous téléphoniques ne peuvent être effectués que vers des numéros de téléphone polonais.

10. Le patient ne recevra pas de remboursement du paiement en cas de non-présentation à un rendez-vous en présentiel à l'heure fixée, ou dans le cas où le patient ne présente pas de document permettant de vérifier son identité avant la prestation du service (carte d'identité, permis de conduire, passeport).

§5. Règles d'utilisation du Portail Patient

1. Le Prestataire de services fournit, entre autres, les Services suivants : il met à disposition un moteur de recherche de créneaux auprès des Spécialistes collaborant avec le Centrum Terapii DIALOG, permet de réserver un créneau auprès des Spécialistes collaborant avec le Centrum Terapii DIALOG, le paiement des rendez-vous, permet de remplir le consentement pour l'envoi de la documentation médicale sous forme électronique, permet de commander la documentation médicale du Centrum Terapii DIALOG, et permet l'accès aux codes des e-prescriptions et aux recommandations suite au rendez-vous.

2. L'accès à tous les services du Portail Patient est gratuit.

3. La réservation d'un rendez-vous auprès d'un Spécialiste nécessite d'indiquer le Prénom, le Nom, le numéro de téléphone et le numéro PESEL.

4. Chaque Utilisateur peut réserver un rendez-vous auprès d'un Spécialiste via le Portail Patient, à condition de vérifier son numéro de téléphone portable en saisissant le code envoyé à chaque réservation au numéro de téléphone saisi par l'Utilisateur.

5. La réservation d'un rendez-vous auprès d'un Spécialiste n'est possible que si l'Utilisateur donne son consentement explicite au traitement par le Prestataire de services des données personnelles de santé de l'Utilisateur (art. 9, par. 2, point a, du Règlement 2016/679, dit RGPD) ainsi qu'à la communication de ces données au Spécialiste choisi. Le Prestataire de services informe que l'absence de consentement au traitement des données personnelles de l'Utilisateur rend impossible la réservation d'un rendez-vous via le Portail Patient.

6. En réservant un rendez-vous dans le système, l'Utilisateur crée simultanément un compte sur le Portail Patient. Pour l'Inscription, l'Utilisateur remplit le formulaire disponible à l'adresse https://portalpacjenta.psychiatrzy.warszawa.pl/pl/register, en indiquant les données suivantes : Prénom, Nom, Téléphone, adresse e-mail, PESEL. En créant un compte sur le Portail Patient, l'Utilisateur donne simultanément son consentement au traitement des données, ainsi qu'au contact téléphonique ou par e-mail nécessaire à la réalisation des rendez-vous.

7. Lors de l'inscription, l'Utilisateur définit lui-même le mot de passe du compte, avec lequel il pourra se connecter au système.

8. En créant un compte, l'Utilisateur peut donner son consentement volontaire pour recevoir des informations sur les nouveautés, services et offres spéciales du Centrum Terapii Dialog aux coordonnées (e-mail, téléphone) indiquées lors de l'inscription du compte. Le consentement peut être retiré à tout moment via le compte enregistré sur le Portail Patient.

9. Après connexion au système, l'Utilisateur a, entre autres, la possibilité de réserver un rendez-vous, de consulter l'historique des rendez-vous programmés, d'annuler des rendez-vous et de payer des rendez-vous.

10. Le Prestataire de services garantit aux Utilisateurs l'accès à leurs propres données personnelles et permet leur correction et leur complément via le compte sur le Portail Patient ou après contact avec le Service Clientèle Patients du Centrum Terapii DIALOG.

11. L'Utilisateur est responsable de la sécurité et de la confidentialité du mot de passe de son Profil. Le Prestataire de services n'est pas responsable de l'accès non autorisé au Compte résultant de l'obtention du mot de passe par des tiers. En cas de suspicion de divulgation possible du mot de passe à des tiers, l'Utilisateur s'engage à changer immédiatement le mot de passe ou à contacter le Prestataire de services à cette fin.

12. Le Prestataire de services mettra tout en œuvre pour assurer le bon fonctionnement du Service et apportera une aide à la résolution des problèmes liés à son fonctionnement.

13. L'Utilisateur a la possibilité, via le Portail Patient, de payer tous ses rendez-vous.

14. Lors de la réservation de rendez-vous qui seront effectués à distance, l'Utilisateur et le Prestataire de services s'engagent à utiliser un équipement vidéo et/ou audio. L'équipement doit permettre une bonne qualité de connexion. L'Utilisateur déclare posséder les appareils, logiciels et connexion internet appropriés lui permettant d'utiliser le service.

15. Les rendez-vous des patients sont fixés à une date et une heure déterminées. En raison de leur spécificité, des situations peuvent survenir où un rendez-vous avec un spécialiste peut se prolonger. Nous prions donc les patients de prévoir une marge de temps en cas d'attente prolongée du rendez-vous. Merci de votre compréhension.

16. L'Utilisateur accepte le fait que les rendez-vous réservés via le Portail peuvent, dans des situations exceptionnelles, ne pas avoir lieu en raison de problèmes techniques ; dans une telle situation, les personnes représentant le Prestataire de services (le Service Clientèle Patients) contacteront l'Utilisateur et fixeront une autre date de rencontre.

17. Les réclamations, ainsi que les commentaires, suggestions et erreurs du site peuvent être signalés en écrivant à l'adresse e-mail : przychodnia@terapiadialog.pl

18. Pour les questions non réglées par le présent Règlement, les dispositions de la loi sur la prestation de services par voie électronique et de la loi sur le droit d'auteur et les droits voisins s'appliquent.

§6. Forfaits de diagnostic

1. Le Centrum Terapii Dialog offre la possibilité de s'inscrire à un forfait de diagnostic psychologique, tant pour les adultes que pour les mineurs.

2. Le contenu détaillé des forfaits est décrit sur le site : https://www.psychiatrzy.warszawa.pl/dla-dzieci/ et https://www.psychiatrzy.warszawa.pl/centrum-diagnozy-psychologicznej-dialog/.

3. Avant l'inscription à un forfait, le Prestataire de services recommande une visite de consultation auprès d'un diagnosticien afin de confirmer si le diagnostic en question est nécessaire et d'évaluer dans quelle direction le diagnostic doit être mené.

4. Tous les rendez-vous dans le cadre d'un forfait de diagnostic sont effectués par une seule personne. Dans des situations exceptionnelles fortuites (par exemple, absence prolongée du diagnosticien), il est possible que le diagnostic soit achevé par un autre diagnosticien.

5. En inscrivant soi-même ou un mineur au forfait de diagnostic psychologique choisi, il convient de verser un prépaiement dans un délai maximal d'1 heure après l'inscription, ainsi que de programmer les dates de tous les rendez-vous compris dans le forfait.

6. Chacun des rendez-vous dans le cadre du forfait est soumis aux règles de prépaiement en vigueur au Centrum dla Dzieci i Rodzin Dialog et au Centrum Terapii Dialog, et peut être reporté ou annulé au plus tard 48 heures avant la date prévue.

7. En cas d'annulation d'un rendez-vous non conforme aux règles du règlement, c'est-à-dire lorsqu'il reste moins de 48 heures avant un rendez-vous programmé dans le cadre du forfait, il est nécessaire de programmer un rendez-vous supplémentaire avec le diagnosticien afin d'achever le diagnostic.

8. Le forfait est valable 6 mois à compter de la date du premier rendez-vous, ce qui signifie que le dernier rendez-vous dans le cadre du forfait peut être effectué dans un délai de 6 mois à compter de la date de réalisation du premier rendez-vous.

9. En raison du temps nécessaire à la préparation de l'avis écrit, le dernier rendez-vous ne peut avoir lieu au plus tôt que 2 semaines après l'avant-dernier rendez-vous.

10. L'avis psychologique écrit et les recommandations suite au diagnostic sont délivrés et discutés lors du dernier rendez-vous compris dans le forfait.

11. Dans des cas exceptionnels, un rendez-vous supplémentaire en dehors du forfait peut être recommandé.

12. L'avis écrit n'est pas soumis à un paiement supplémentaire.

§7. Avis publiés sur le site www.psychiatrzy.warszawa.pl

1. Les avis déposés nécessitent une vérification et une validation avant publication. Le délai de vérification d'un avis est d'un minimum de 24 heures. En cas de nécessité d'une vérification supplémentaire de la crédibilité de l'avis, ce délai peut être prolongé.

2. Les avis publiés sur le site ne peuvent concerner que des rendez-vous réalisés dans les cliniques du Centrum Terapii Dialog. Un avis ne sera pas publié s'il concerne le traitement du patient par un Spécialiste dans un lieu/établissement autre que le traitement dans l'établissement du Prestataire de services.

3. Les informations concernant la date du rendez-vous et les coordonnées de contact sont nécessaires exclusivement à des fins de vérification et ne seront publiées nulle part. Sans la fourniture de ces données, l'avis ne sera pas publié.

4. L'avis déposé doit décrire des événements concernant le Prestataire de services. Un seul avis peut être déposé par événement/rendez-vous. Les avis ultérieurs concernant le même événement ne seront pas publiés.

5. Un avis peut ne pas être publié si le Prestataire de services ou une autre personne estime que le contenu publié porte atteinte à ses droits, à ses biens personnels, aux bonnes mœurs, aux sentiments, à la morale, aux principes de la concurrence loyale, à un secret protégé par la loi, remet en cause une formation obtenue, contient des informations fausses, ou accuse de négligence grave ou d'erreur médicale non confirmée par une décision de justice définitive.

6. Un avis doit porter sur des expériences personnelles. Un avis ne sera pas accepté s'il a été écrit par des tiers. Fait exception la situation où le patient est un enfant et où le parent était présent dans le cabinet, ou lorsque des tuteurs décrivent les consultations d'une personne âgée ou handicapée qui n'est pas en mesure de déposer elle-même un avis.

7. Tous les avis sont publiés sur le site www.psychiatrzy.warszawa.pl

§8 Service d'ordonnance payante

1. Au Centrum Terapii Dialog, dans des situations exceptionnelles, un patient peut obtenir une ordonnance payante sans rendez-vous.

2. Ce service est disponible pour les patients ayant effectué au Centrum Terapii Dialog au moins 2 rendez-vous chez un médecin psychiatre, et dont le dernier rendez-vous ne remonte pas à plus de 3 mois.

3. La délivrance d'une ordonnance sans rendez-vous doit être précédée d'un rendez-vous chez un médecin réalisé au cours des 3 derniers mois, c'est-à-dire qu'il n'est pas possible d'obtenir deux ordonnances sans rendez-vous à la suite.

4. Afin de commander une ordonnance payante sans rendez-vous, il convient de contacter le Service Clientèle Patients, qui, après vérification du respect des critères ci-dessus, programmera le service pour un jour convenu.

5. La demande de délivrance d'une ordonnance sans rendez-vous sera transmise au médecin après paiement par le patient du service dans les 60 minutes suivant la réservation via le Portail Patient. En l'absence de paiement dans les 60 minutes, le service sera automatiquement annulé.

6. Avant de payer le service sur le Portail Patient, le patient est tenu de remplir un formulaire de commande d'ordonnance, qui apparaîtra automatiquement sur le Portail Patient après avoir cliqué sur le bouton « Payer » à côté du service d'ordonnance :

7. Le patient indique dans le formulaire la liste des médicaments qu'il prend régulièrement conformément aux recommandations du médecin traitant au Centrum Terapii Dialog, en indiquant successivement : le nom du médicament, la dose, le type de posologie et le nombre nécessaire de boîtes,

8. Le patient déclare que, en passant la commande d'ordonnance, il ne dispose pas actuellement de médicaments qui assureraient la continuité du traitement pour les 28 prochains jours.

9. Le médecin peut délivrer au patient une ordonnance de médicaments pour un maximum de 28 jours de traitement (indépendamment du nombre de boîtes indiqué par le patient), calculé sur la base de la posologie indiquée par le médecin traitant dans le dossier médical.

10. Le médecin, après chaque analyse du dossier médical, évalue la possibilité de délivrer une ordonnance sans rendez-vous, ce qui signifie qu'il peut refuser de délivrer une ordonnance au patient ou refuser de délivrer une partie des médicaments commandés.

11. En cas de refus de délivrance de l'ordonnance, les fonds payés par le patient peuvent être utilisés pour un prochain rendez-vous au Centrum Terapii Dialog ou remboursés au patient sur son compte.

12. En cas de délivrance par le médecin d'une partie seulement des médicaments commandés ou d'un nombre de boîtes inférieur à celui indiqué par le patient dans le formulaire, le patient n'a droit à aucun remboursement, partiel ou total, pour l'ordonnance.

13. En cas de commande et de paiement d'une ordonnance sans rendez-vous, il est possible d'annuler ou de reporter le service au plus tard 48 heures avant la réalisation prévue du service.

§9 Diagnostic du TDAH chez l'adulte

1. Le diagnostic du TDAH pour les adultes comprend au moins 2 rencontres avec un médecin psychiatre, au cours desquelles est réalisé un examen psychiatrique, y compris un examen à l'aide d'outils et de formulaires diagnostiques choisis par le psychiatre. Le forfait de diagnostic du TDAH pour les adultes n'inclut pas de rendez-vous de suivi après la fin du diagnostic.

2. Le nombre de rencontres et leur durée sont décidés par le médecin psychiatre effectuant le diagnostic.

3. À la demande du patient, à la fin du diagnostic du TDAH pour les adultes, le médecin psychiatre délivre un certificat médical confirmant ou infirmant la présence d'un trouble hyperkinétique (TDAH) chez le patient.

4. Avant de commencer le diagnostic du TDAH pour les adultes, le patient est tenu de payer à l'avance l'ensemble du processus de diagnostic (toutes les rencontres et les outils utilisés pour réaliser l'examen) – le prix du diagnostic complet du TDAH pour les adultes figure dans la liste de prix en vigueur sur le site https://www.psychiatrzy.warszawa.pl/cennik/.

5. Les règles concernant l'annulation ou le report des rencontres sont fixées au §3 du présent règlement, ainsi que :

a) en cas d'absence du patient à une rencontre diagnostique ou d'annulation d'une rencontre non conforme aux règles fixées au §3, le patient est tenu de couvrir le coût d'une rencontre supplémentaire avec le médecin psychiatre ; le coût du rendez-vous est indiqué dans la liste de prix sur le site https://www.psychiatrzy.warszawa.pl/cennik/.

6. Après le début du processus de diagnostic du TDAH pour les adultes, en cas de renoncement en cours de processus, il n'est pas possible d'obtenir un remboursement total ou partiel des fonds.

7. Les rencontres dans le cadre du diagnostic du TDAH pour les adultes doivent être menées par un seul et même médecin psychiatre (il n'est pas possible de commencer et de terminer le diagnostic avec des médecins différents).

8. En cas de fin de collaboration du médecin du NZOZ Centrum Terapii Dialog en cours de diagnostic, le NZOZ Centrum Terapii Dialog s'engage à assurer le diagnostic avec un autre médecin, et en cas de nécessité de rencontres supplémentaires résultant du changement de médecin, le NZOZ Centrum Terapii Dialog prendra en charge les coûts des rencontres supplémentaires.

9. Le patient est tenu d'effectuer toutes les rencontres dans le cadre du diagnostic du TDAH pour les adultes dans un délai de 3 mois à compter de la date du premier rendez-vous dans le cadre du diagnostic. Si le patient n'achève pas le diagnostic du TDAH chez l'adulte dans un délai de 3 mois, les rencontres suivantes ne pourront avoir lieu qu'avec l'accord du médecin diagnosticien, et en cas d'accord de celui-ci, elles impliqueront l'obligation de payer les rencontres supplémentaires conformément à la liste de prix figurant sur le site https://www.psychiatrzy.warszawa.pl/cennik/.

10. La réalisation du diagnostic du TDAH pour les adultes ne garantit pas l'obtention d'un diagnostic de trouble hyperkinétique (TDAH) – le processus de diagnostic peut également se conclure par l'infirmation de la possible présence du trouble chez le patient. Un résultat de diagnostic non conforme aux attentes du patient ne constitue pas un motif de remboursement des fonds.